Combineer Office programma’s

Felisiat heeft veel ervaring in het laten samenwerken van MS Office programma’s. De voordelen van het ene programma, en het voordeel van het andere programma! Combineer Office programma’s met hulp van Felisiat. Wanneer u meer wilt weten, vraag het dan gerust!

Word en Excel

In verschillende projecten zijn Word en Excel gecombineerd.

Rapportages

Bij het inspecteren van objecten zijn er veel aspecten die allemaal een beoordeling moeten hebben. De verschillende aspecten zijn vaak standaard, en ook de beoordeling is meestal een standaard zin. Hiervoor heeft Excel een systeem gemaakt. In Excel zijn formulieren en lijsten gemaakt: de inspecteur roept gebruikt een formulier, en na het kiezen van het eerste antwoord springt het formulier door naar de volgende vraag. Natuurlijk ziet de inspecteur dan de volgende mogelijke antwoorden. Hierdoor is het invullen snel, gemakkelijk, en accuraat. Tenslotte kunnen ook de bijlages worden gekozen. Wanneer de inspectie klaar is, verwacht de klant een gedegen rapport. Word wordt geopend, en een sjabloon wordt gevuld met de beoordeelde aspecten en hun beoordeling. Ook een kleurcode zit hierbij. Tevens wordt een aanbiedingsbrief gegenereerd voor de klant.

Brieven

Mailmerge is erg handig – maar iedereen krijgt dezelfde brief! Terwijl soms een standaardbrief met een paar woorden gepersonaliseerd moet worden. Bij een bedrijf worden enkele malen per dag een standaardbrief verstuurd aan verschillende klanten, maar – die standaardbrief moet wel een beetje toegespitst worden op de situatie van de ontvanger. Felisiat heeft een systeem gemaakt met drie bestanden:

1. Een Excel bestand met daarin de standaard teksten van de diverse alinea’s en zinnen.  Ook andere algemene informatie staat hierin, zoals: waar, en onder welke naam, moeten de brieven opgeslagen worden?
2. Een Word bestand als sjabloon met content velden, die gevuld kunnen worden door de alinea’s.
3. De kern van het systeem is een Excel bestand wat enkel een formulier laat zien. Hierin worden de gegevens van de geadresseerde ingevuld, maar ook worden de standaardteksten zoals die in het eerste Excel bestand staan, getoond. Deze teksten kunnen heel eenvoudig aangepast worden. Of een alinea kan weggelaten worden. Dan wel toegevoegd. Of de volgorde kan veranderd worden.

Wanneer de gebruiker klaar is met de teksten, wordt met een druk op de knop het Wordsjabloon gekopieerd en onder de juiste naam opgeslagen. De teksten zoals ze al dan niet aangepast in het Excel formulier staan, worden ingevuld. En dan ziet de gebruiker de brief zoals die is gemaakt. Op deze manier blijft het sjabloon beschermd, en blijven ook de originele teksten beschermd, terwijl de gebruikers eenvoudig een tamelijk standaard brief kunnen genereren.

Access, Excel, Word en Outlook

Gegevens van objecten staan in een database. Wanneer het object gecontroleerd moet worden, wordt vanuit de database een Excel bestand gegenereerd waarin de controleur de oude gegevens ziet, bijkomende informatie tot zijn beschikking heeft, en vooral: nieuwe gegevens kan invoeren. De nieuwe gegevens kunnen zodanig zijn dat hoofdkantoor, en overheid, hiervan direkt op de hoogte moeten worden gesteld. Als bij het opslaan van het Excel bestand blijkt dat dit het geval is, wordt direkt via Outlook een mailtje met de benodigde gegevens verstuurd. Hierna wordt het Excel bestand weer benaderd door de database, en worden de nieuwe gegevens ingelezen. Na verschillende procedures leidt dit tot een rapport in Word, met ook een factuur in Word.