MS Office – Access: plezier in uw gegevens met Felisiat

Wat is nu eigenlijk een database?

Een database is eigenlijk een verzameling gegevens. Die kan eenvoudig zijn, of ingewikkeld. Maar het heeft wel een centraal thema.   De eenvoudigste database is de schoenendoos met bonnetjes, met als thema inkomsten/uitgaven, die een ondernemer vroeger wellicht naar de boekhouder bracht. En dat geeft direct al een eerste vereiste aan: we willen de gegevens geordend hebben! En: toegankelijk! We willen snel zien wat de kosten in een bepaalde categorie zijn, dan wel de inkomsten.

Excel of Access?

In ons electronisch tijdperk, is de schoenendoos door veel mensen vervangen door één of meer Excel bestanden. En net zoals die schoenendoos jarenlang genoeg was, kan ook dit Excel-bestand voldoende zijn. Maar moeten veel gegevens worden opgeslagen, en door verschillende mensen tegelijk worden geraadpleegd en bewerkt? Dan is MS Access de juiste keus.

Gemakkelijk en overzichtelijk gegevens invoeren – en gemakkelijk en overzichtelijk de nodige gegevens laten zien!

Laten we gewoon een voorbeeld nemen, van een database die Felisiat heeft ontwikkeld. Hieronder staan wat beelden van de database: vanzelfsprekend zijn alle gegevens die u ziet puur verzonnen. Men (particulier, bedrijf) kent een heleboel mensen (klanten, vrienden, netwerk). Die vragen soms om hulp, en sommigen kunnen ook hulp geven. Maar wie heeft wanneer welke hulp gevraagd, of gegeven, wanneer moet/moest dat klaar zijn, hoe was het contact?  Concreet: wanneer iemand contact opneemt, wilt u snel de bijbehorende gegevens vinden, en de rest van de tijd wilt u rustig uw zaken doen.   U werkt in de database met schermen, die binnen Access “formulieren” worden genoemd. In deze serie zien we de formulieren waarmee u mensen kunt opzoeken. Dit willen we snel kunnen doen: als u iemand aan de lijn heeft, wilt u niet blijven zeggen “Oh, even wachten, ik kan het niet vinden, wat zei u ook al weer?”. Postcode en huisnummer zijn wel gemakkelijk, maar wat als u die niet heeft? Daarom zijn er veel zoekvelden, en is er ook de mogelijkheid om alternatieve spellingen in te voeren. Tenslotte, is het nu Cees of Kees?     Wanneer de persoon gevonden is, kunt u alle gegevens van die persoon bekijken; mocht de persoon niet gevonden worden, dan kunt u een nieuw persoons-record aanmaken met de ingevoerde zoektermen als gegevens. En u kunt direkt andere gegevens toevoegen. Want natuurlijk: een database kan nog zo goed zijn, maar u moet natuurlijk nog steeds wel gegevens invoeren. U ziet het hele persoonsscherm als derde en laatste afbeelding in de volgende serie afbeeldingen.

Niet alleen personen, maar ook acties

Het personendeel van de database is handig als u contact heeft met personen, maar – u heeft contact met personen omdat er zaken gedaan moeten worden! Om nu alle personen via de database te gaan bekijken, en nagaan of er wellicht wat open staat: dat is nu net niet uw bedoeling met de database. Vandaar dat er een ander scherm is: Acties!   Onderaan het Actie-scherm is een gelegenheid om memo’s (“geeltjes”) voor elkaar achter te laten.     In feite – het eerste scherm in deze serie is het scherm dat u ziet als de database opgestart wordt. In de uitgebreide versie van deze database is er nog een tweede lijst, waar de acties die voor collega’s openstaan worden getoond. Dan kunnen medewerkers eerst hun eigen openstaande acties afwerken, en dan kijken naar andere zaken die gedaan kunnen worden. Het laatste scherm toont het volledige perssoonsformulier. Hier staan veel gegevens! Zo is er een lijst met de contacten die u heeft opgeslagen met deze persoon. U ziet een lijst met de contacten die u met deze persoon heeft gehad. Bij deze contacten staat een indicatie van wanneer, hoe (email, telefoon, gesprek), en een korte aanduiding van waarover. Een klik op een regel geeft nog wat meer informatie over dat specifieke contact, en een volgende klik geeft alle bijzonderheden die u erbij heeft opgeslagen. Daarnaast ziet u een lijst met alle vragen en zaken die u met deze persoon heeft gehad, met daarbij ook de acties die zijn ondernomen. Heeft een kennis u gebeld omdat hij een specifiek boek wilt lezen, dan kunt u hem dit boek hebben geleend (vervolgactie: terugvragen na verloop van tijd), of u kunt hem verwijzen naar uw netwerk: hetzij de bibliotheek, hetzij een boekenwinkel. Komt u de boekenhandelaar later tegen, dan kunt u dank zij de database zeggen “Ik heb zoveel klanten naar je doorverwezen!”   Natuurlijk kunt u de database gebruiken voor zaken die u serieuzer vindt dan een kennis en een boek.

Netwerk

Van mensen en bedrijven of instellingen in uw netwerk wilt u waarschijnlijk andere gegevens opslaan dan van klant-personen. Wat zeker is: zoeken naar het record van de persoon die u om hulp vraagt en die u aan de lijn heeft, is heel anders dan het zoeken naar wie (of wat) deze persoon het beste kan helpen.   Doordat iedereen de gegevens krijgt die hij of zij op dat moment nodig heeft, en niet afgeleid wordt door niet relevante informatie, is het veel plezieriger werken geworden. Heeft de gebruiker toch de extra informatie nodig? Dan is die vanzelfsprekend beschikbaar.

Iedereen zijn eigen overzicht in MS Access

Uw MS Access database heeft eigen velden en tabellen, en eigen formulieren en rapporten, specifiek zijn afgestemd op de situatie per afdeling, op uw situatie.

Wilt u meer zien van wat Felisiat allemaal kan?

Kijk dan op de expertise pagina! Staat uw probleem er niet bij? Vraag wat Felisiat voor u kan betekenen! Felisiat helpt u graag met het maken van uw eigen database. Meer hulp nodig? Felisiat maakt ook graag de database voor u!